ご利用ガイド利用の申し込み
当館ご利用申し込みの方法は、「一般受付」と「事前受付」の2通りございます。
受付対象の日程が異なりますので、ご利用ご希望日に合わせてご利用ください。
| ホール・展示室 | リハーサル室 | |
|---|---|---|
| 事前受付（協議・抽選） | ご利用希望日の13ヶ月前 | ご利用希望日の4ヶ月前 |
| 一般受付（先着） | ご利用希望日の12ヶ月前月初から1ヶ月前まで | ご利用希望日の3ヶ月前月初から3日前まで |
一般受付
先着順で受付いたします。
■ 利用の手順
１．空き状況の確認
大平文化会館事務室へお越しいただくか、お電話にてお問い合わせください。仮予約もお受けしております。
| 区分 | 時間 |
|---|---|
| 午前 | 9:00～12:00 |
| 午後 | 13:00～17:00 |
| 夜間 | 18:00～21:30 |
・仕込み、準備、後片付け等の時間を含みます。
・次の区分も同じ施設を継続して利用する場合は、区分に含まない間の1時間もご利用いただけます。
・仮予約の際は、2週間以内の利用申請の手続きをお願いしております。
２．利用申請の手続き
期限内に、指定の申請書をご提出いただき、施設利用料金をお支払いいただきます。
遠方など期日までご来館が難しい方には、申請書の郵送、口座振り込みもご案内しております。
| 施設 | 申請期限 | 連続利用可能日数 |
|---|---|---|
| ホール、展示室 | ご利用初日の1ヶ月前 | 5日間（搬入・搬出を含む） |
| リハーサル室 | ご利用初日の3日前 | 3日間（搬入・搬出を含む） |
利用申請の手続きが済みましたら、承認書を発行いたします。
利用当日に必要ですので、大切に保管してください。
原則、納入済みの利用料金は還付いたしかねます。 ※利用料金の還付へ
３．ご利用に関する事前連絡、手続き
次に該当する場合は、お申し出ください。
事前にお申し出がない場合、施設の利用をお断りする場合もございます。
【所定の許可申請書のご提出が必要となる場合】
| 内容 | 期限 | 届け出先 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 物品販売 | ご利用日の10日前まで | 会館 | 許可がおりた場合、手数料として販売総額の10％をいただきます。 |
| 寄附金の募集 | ご利用日の10日前まで | 会館を通じて 栃木市教育委員会 |
後日、募金先からの受領書または領収書の写しの提出が必要です。 |
| 署名活動 | ご利用日の10日前まで | 会館を通じて 栃木市教育委員会 |
利用許可のおりた施設内での活動が可能です。駐車場など屋外での活動は禁止です。 |
| 火気・スモークマシーン等の使用 | ご利用日の10日前まで | 栃木市消防本部予防課（0282-22-0072） ※1～2週間余裕をもってご相談ください。 |
会館に消防発行の許可の写しをご提出ください。 |
| 食品の販売 | ご利用日の10日前まで | 栃木健康福祉センター（0282-22-4121） ※審査に1～2週間かかります。 |
会館に保健所発行の許可証の写しをご提出ください。館内に器具を持ち込んでの調理は禁止です。物品販売許可申請も必要です。 |
| 音楽著作物利用 | 開催日の5日前 | 日本音楽著作権協会 大宮支部（048-643-5461） | 詳細は左記までお問い合わせください。 |
【文化会館への事前申し出が必要となる場合】
・器具、電源を使用する機材のお持込み
・設備の変更
・広告類の掲示、配布
４．情報提供用紙のご提出（ホール・展示室利用の場合のみ）
催し物前月の1日までに概要（日時、入場料、問合せ先等）についてご記入いただきます。
ご希望により、ご利用月の「催し物案内」、会館のホームページに掲載いたします。
５．利用の打ち合わせ
【ホールご利用の場合】
ご利用の1ヶ月前を目安に、舞台担当者と、ホール利用時の使用機材や演出等について打ち合わせを行います。
催し物の内容、タイムスケジュール等が記載されている資料をご持参ください。
打合せ可能な日時など、ご不明な点につきましては、文化会館までお問い合わせください。
６．ご利用当日
利用承認書を事務室受付にご提示ください。
ご利用後に、附属設備備品利用料金、冷暖房利用料金のお支払いをお願いいたします。
ご利用施設の確認、点検をいたしますので、終了時も事務室へお声がけをお願いいたします。
事前受付
受付期間中は先着ではありません。ご希望が重複した場合は協議・抽選により利用を決定します。
■ 利用の手順
１．事前受付用紙の提出
| ホール・展示室 | リハーサル室 | |
|---|---|---|
| 受付対象 | ご利用ご希望日の13ヶ月前 1団体1催事につき2日程まで 連続利用は5日間まで（搬入・搬出を含む） ※複数会館の同日同区分は申込できません。 |
ご利用ご希望日の4ヶ月前 連続利用は3日間まで（搬入・搬出を含む） ※複数会館の同日同区分は申込できません。 |
| 受付期間 | 5日～当月の最終開館日 12:00（正午） | |
| 受付方法 | いずれかの方法により、事前受付用紙をご提出ください。 ①事務室へ持参 ②FAX ③郵送（締切日時までに会館に到着したもの） ④ご予約お申込みフォーム ※5日が休館日の場合、翌開館日から受け付けます。 ※電話受付はいたしません。 |
|
事前受付用紙（ホール・展示室/リハーサル室）、受付可能日カレンダーはこちら
２．結果案内
受付期間の最終日(当月の最終開館日)の午後、事前受付用紙をご提出いただいた方全員にご連絡し、利用希望が他のお客様と重複したか結果をご案内いたします。
・重複している場合：
利用者調整会議にて利用の調整を行います。やむを得ず出席できない場合でも辞退とみなします。
・重複していない場合：
お申込みいただいた内容（ホール・展示室は1日程のみ）を、仮予約として確定いたします。
調整会議にご出席いただく必要はありません。
希望日が1日でも重なった場合、調整会議にご参加いただきます。
希望日が他団体と重複し、締切日の18:00まで直接ご連絡がつかない場合、辞退とみなし、他団体の事前予約を確定させる場合があります。
３．調整会議
【日時】次月の最初の開館日9:15～ 【場所】大平文化会館 事務室
事前受付期間に受け付けた事前予約のうち、希望が重複している区分、施設について調整を行います。
協議が整わない場合は抽選で決定します。
点呼の際に不在の場合は、辞退とみなしますので、ご注意ください。
事前受付の申込、利用者調整会議により確定した仮予約については、受付期間の翌月月初から2週間以内に申請・施設利用料金のお支払いをお願いします。手続きをされない場合、仮予約は取消になります。
調整会議後の流れは、一般受付と同じです。詳しくはこちら
利用料金の還付
お支払い済の利用料金について、次のいずれかに該当する場合は、全部又は一部を還付することができます。
・利用者が下記に定める期間内に取消し又は変更を申し出たとき。
| ご利用施設 | 還付基準 | 還付額 |
|---|---|---|
| ホール・展示室 | 利用の6ヶ月前までに取消・変更をお申し出いただいた場合 | お支払い済みの利用料の全額 |
| 利用の3ヶ月前までに取消・変更をお申し出いただいた場合 | お支払済みの利用料の50％ | |
| リハーサル室、楽屋 | 利用の1ヶ月前までに取消・変更をお申し出いただいた場合 | お支払い済みの利用料の全額 |
| 利用の3日前までに取消・変更をお申し出いただいた場合 | お支払済みの利用料の50％ |
・利用者の責めによらない事由により、利用することができなくなったとき。（全額）
・そのほか、教育委員会が特別の事由があると認めたとき。
利用承認の制限
・公の秩序、善良な風俗を害するおそれがあると認めるとき。
・施設または、附属備品を損傷するおそれがあると認めるとき。
・他の利用者に迷惑をかけ、又はかけるおそれのあるとき。
・暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第７７号）第２条第２号に規定する暴力団、
その他集団的に、又は常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき。
・衛生上支障があるとき。
・設置目的(市民の芸術文化の振興及び福祉の増進を図るため)に反すると認められるとき。
・許可を受けた目的以外の目的に使用するとき。
・利用許可条件や、条例又は規則に違反したとき。
・虚偽その他不正の手段により利用の許可を受けたとき。
・文化会館の管理上支障があると認めるとき。
※なお、利用権利者が上記の理由により処分を受け、これによって損失を受けることがあっても、その補償はいたしません。
